Regio Rotterdam koppelt dit jaar 126 verkeersregelinstallaties aan de regionale verkeerscentrale in Rhoon, de Regiodesk. Dat is een technische uitdaging, maar vooral ook een organisatorische. Want hoe krijg je al die wegbeheerders, bestuurders en uitvoerende partijen op één lijn? Hoe hou je de vaart in het project? Bart Sligter en Gert-Jan Looijen van de nieuwe Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH) delen hun ervaringen.
De Regiodesk in Rhoon, die aangestuurd wordt door het regionale samenwerkingsverband BEREIK!, overziet het gehele wegennet in Zuid-Holland. Eén belangrijke taak van de desk is het coördineren van de inzet van regelscenario’s voor alternatieve routes. Het is vooral met het oog op deze taak dat Metropoolregio Rotterdam Den Haag de regelmogelijkheden op de regionale verkeerscentrale fors laat verbeteren, zodat de Regiodesk nog adequater kan inspelen op verstoringen. De belangrijkste aanpassing is het koppelen van 126 verkeersregelinstallaties van 10 verschillende wegbeheerders in de Rotterdamse regio. Dankzij de koppeling is het mogelijk de instellingen van de verkeerslichten centraal (= snel en gemakkelijk) vanuit Rhoon aan te passen om zo de ingezette alternatieve routes te ‘faciliteren’. Bij incidenten, wegwerkzaamheden en evenementen geeft de wegverkeersleider in Rhoon dan bijvoorbeeld extra groentijd op een omleiding, zodat die het extra verkeer goed kan verwerken.
Complexiteit
De complexiteit van het project zit deels in het feit dat elke aansluiting van een verkeerslicht een project op zich is. Een andere uitdaging is dat er zoveel partijen bij dit project zijn betrokken: van de wegbeheerders en lokale bestuurders tot aan de uitvoerende bedrijven die ervoor moeten zorgen dat de implementatie echt plaatsvindt, dat de stroom wordt geleverd, dat de benodigde internetverbindingen werken en dat al die verschillende onderdelen op elkaar worden afgestemd. Tot slot is er nog de strakke begroting. Het hele project moet worden afgerond binnen de investeringsruimte van 2,9 miljoen euro uit het programma Beter Benutten van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu.
Metropoolregio Rotterdam Den Haag heeft daarom niets aan het toeval overgelaten en heeft samen met de wegbeheerders in de regio Rotterdam, BEREIK! en De Verkeersonderneming veel aandacht besteed aan het organisatorische proces om tot de koppeling te komen. Dat is niet voor niets geweest: in slechts 15 maanden is het project van ‘scratch’ in de definitieve uitvoeringsfase gebracht. Wat heeft aan dit succes bijgedragen? We noemen zes factoren.
Succesfactor 1: Formeer een compact team
Voor dit project is een opdrachtgever en een projectleider aangewezen, die een heldere rolverdeling en mandaat hebben. Hieraan zijn twee inhoudelijk specialisten toegevoegd met specifieke kennis van verkeerslichten, de Regiodesk en dynamisch verkeersmanagement. Zo is er een slagvaardig team ontstaan van vier personen. Wanneer er andere specifieke kennis nodig is, wordt deze tijdelijk ingehuurd en aan het projectteam toegevoegd.
Succesfactor 2: Hou het overzicht
Het lijkt een open deur, maar het sturen op klassieke elementen als doel, eisen, randvoorwaarden, tijd, geld en kwaliteit is voor een dergelijk complex project essentieel. Feitelijk bestaat het project uit tientallen deelprojectjes met onderlinge samenhang. Houd het overzicht, zorg voor een strakke aansturing en vermijd de valkuil om te snel de techniek in te gaan. Het volgende stappenplan is hierbij nuttig gebleken.
- Stap 1: Stel bestuurlijk het kader vast van de wegen die ingezet mogen worden voor regionale omleidingsroutes. De voorwaarden waaronder ingestemd wordt met dit kader, kunnen invloed hebben op de kleinste details van alle fasen van het project. Daarom moeten ze ook eerst met de wegbeheerders worden afgestemd.
- Stap 2: Werk samen met de betrokken wegbeheerders de scenario’s op hoofdlijnen uit. Leg hierbij de routes en randvoorwaarden vast, waaronder de ‘in- en uitzetmomenten’ van een alternatieve route en de eventuele prioriteiten voor openbaar vervoer. Het verkeer trekt zich natuurlijk niets aan van gemeentegrenzen, dus bij routes die door meerdere gemeenten lopen, moeten alle betrokken gemeenten instemmen met de opgestelde scenario’s.
- Stap 3: Maak een overzicht van de verkeersregelinstallaties die gekoppeld moeten worden en bepaal waar extra camera’s en informatiepanelen nodig zijn.
- Stap 4: Start de realisatietrajecten. Dit is voor elke verkeersregelinstallatie, elke camera en elk informatiepaneel maatwerk. Zo moet er voor alle regelinstallaties afzonderlijk gecontroleerd worden welk van de geïnstalleerde regelprogramma’s er bij een scenario past. In een enkel geval moeten er extra programma’s worden geïnstalleerd.
Succesfactor 3: Leg uit wat je wil bereiken
Regionaal dynamisch verkeersmanagement is een fantastisch werkgebied, maar het is ook een specialistisch en niet heel bekend segment van de verkeerskunde. Ga er dus vooral niet vanuit dat iedereen het regionale doel om verkeerslichten te koppelen wel zal begrijpen. Wegbeheerders hebben vaak een heel eigen kijk op verkeerslichten en op regelscenario’s – en vooral op de effecten van het inzetten van regelscenario’s voor hun lokale wegen. Dit leidt bij sommige wegbeheerders tot koudwatervrees.
Neem daarom de tijd voor uitleg. Maak duidelijk dat er geen tegenovergestelde belangen zijn. Immers, ook voor de wegbeheerders zijn er veel voordelen te behalen uit het koppelen van verkeerslichten. Als er bijvoorbeeld op het hoofdwegennet een calamiteit is, dan zal het verkeer of je dat nu wilt of niet, zijn eigen weg zoeken: door het centrum, door woonwijken enzovoort. Behalve dat dit ongewenst is voor de leefbaarheid en verkeersveiligheid, komt dit de bereikbaarheid van de gemeente niet ten goede. Met regelscenario’s kan de Regiodesk het verkeer zo geleiden en sturen, dat de weggebruiker weer snel zijn weg kan vervolgen. Hiermee wordt enerzijds regionale congestie voorkomen, met name in de aan- en afloop van de spits, anderzijds wordt hiermee bijgedragen aan de bereikbaarheid van de gemeente.
Succesfactor 4: Informeer bestuurders
Zorg ervoor dat bestuurders op de hoogte zijn van de regionale projecten en wat die betekenen voor hun gemeente. Om regelscenario’s te kunnen implementeren is meestal een bestuurlijk besluit nodig. Dit omdat er financiën geregeld moeten worden, omdat er eventueel combinaties met andere werkzaamheden te maken zijn of omdat een bestuur keuzes moet maken in een belangenafwikkeling tussen verschillende verkeersstromen. Afhankelijk van de politieke agenda zal het bestuur de gemeenteraad moeten informeren dan wel consulteren. Houd dan ook rekening met de doorlooptijden van de gemeentelijke besluitvorming. Zowel voor de ambtenaren als het projectteam bleek het tijdig informeren van bestuurders in dit proces essentieel om de vaart erin te houden.
Succesfactor 5: Ontzorg wegbeheerders
Aangezien veel ambtenaren bij wegbeheerders een volle agenda hebben, is het belangrijk de wegbeheerders zoveel mogelijk te ontzorgen. Zo heeft het projectteam voorstellen voor regelscenario’s opgesteld, wegbeheerders begeleid in de contractvorming, wegbeheerders geholpen bij het opstellen en beoordelen van offertes en meegedacht bij problemen die ontstonden. Overigens is dit voor elke wegbeheer een vrije keuze. Een aantal wegbeheerders wilde juist zelf aan de slag om hun kennis op peil te houden of uit te breiden.
Succesfactor 6: Maak duidelijke afspraken
Het samenspel tussen wegbeheerders en het projectteam heeft als doel zo efficiënt en effectief mogelijk de instrumenten voor regionaal verkeersmanagement in te zetten. Zowel de wegbeheerders als de regionale verkeerscentrale accepteren dat er bij elkaar ‘meegekeken’ wordt. Dit betekent dat er goede afspraken moeten worden gemaakt over wie wat doet. Over en weer moeten de wegbeheerders en de regionale verkeerscentrale op de hoogte zijn van elkaars acties.
Tot slot
Samenvattend kunnen we stellen dat bij complexe projecten in een complexe omgeving, een klassieke projectaanpak de veiligste weg is naar een goed en snel resultaat. Wat ook doorslaggevend is, is teamspirit. Het is van belang om de juiste spelers bij elkaar te zetten: mensen die elkaar aanvullen, elkaar soms bekritiseren, maar vooral ook gaan voor het beste resultaat.
____
De auteurs
Bart Sligter is opdrachtgever bij de Metropoolregio Rotterdam Den Haag en programmamanager bij BEREIK!
Gert-Jan Looijen is projectleider ‘Verbeteren functionaliteit verkeersregelcentrale’ bij de Metropoolregio Rotterdam Den Haag.
