Van 19 tot 21 augustus 2022 was de Vuelta in Nederland. De wielrenners hebben die drie dagen topprestaties geleverd, maar vlak de prestaties van de betrokken verkeers- en communicatiespecialisten niet uit. Zij zorgden ervoor dat het evenement ook verkeerstechnisch een feestje werd.
De Spaanse wielerkoers Vuelta deed 34 gemeenten aan in de provincies Utrecht, Gelderland en Noord-Brabant. Verkeerstechnisch gezien was dat een flinke operatie. In al die gemeenten waren bij elkaar 300 (!) afsluitingen nodig om de wielrenners veilig te laten koersen. Tegelijkertijd moest er natuurlijk voor worden gezorgd dat het gewone verkeer ook z’n weg kon vinden.
Wat het extra ingewikkeld maakte, was dat op voorhand niet duidelijk was hoeveel bezoekers het evenement zou trekken. De verwachting was dat er in totaal 350.000 bezoekers zouden komen, maar het konden er ook meer worden. Dat bleek wel: de Vuelta in Nederland trok uiteindelijk één miljoen bezoekers.
Digitale omgevingscommunicatie
Dat had tot chaos kunnen leiden, maar het tegendeel was waar: veel bezoekers kwamen met de fiets of het ov en ook het autoverkeer ondervond nauwelijks hinder. Dat was mede te danken aan het gebruikelijke arsenaal verkeersmaatregelen, zoals omleidingsborden, verkeersregelaars en regelscenario’s. Maar daarbovenop voorzagen het organisatiebureau La Vuelta Holanda, provincie Utrecht, provincie Gelderland en SmartwayZ.NL (Noord-Brabant) ook in digitale omgevingscommunicatie. Digitaal informeren heeft als voordeel dat het flexibel en makkelijk schaalbaar is, en dat het gepersonaliseerd kan worden.
De samenwerkende partijen hebben BUKO Infrasupport opdracht gegeven om deze digital aanpak te organiseren en coördineren. Die heeft hiervoor vier kanalen gebruikt. Het centrale informatiepunt was (1) de website lavueltaholanda.com. Op landingspagina’s stonden kaarten die per gemeente toonden welke wegen wanneer waren afgesloten en waar je als bezoeker je auto of fiets kon parkeren.
Een tweede, essentieel kanaal waren (2) navigatiediensten als Google Maps, TomTom en Waze. Om er zeker van te zijn dat alle wegafsluitingen goed verwerkt zouden worden in hun routeadviezen, hebben de betrokken wegbeheerders de wegafsluitingen tijdig in de applicatie Melvin van NDW geplaatst. BUKO heeft hier nog een extra inhoudelijke check op gedaan.
(3) Social media als Facebook, Instagram en Nextdoor zijn ingezet om gericht te ‘targetten’. In de weken voorafgaand aan het evenement zijn gebruikers geselecteerd die wonen, werken of reizen in de 34 Vuelta-gemeenten. Deze groep is vanaf een week voor de Vuelta gewezen op de afsluitingen, omleidingen en de alternatieven fiets en ov. Ook actuele verkeersinformatie werd via social media gedeeld.
Tot slot voorzag de organisatie in een (4) virtuele assistente, Mell. Bezoekers van de landingspagina’s en social media konden Mell vragen stellen via Whatsapp. Op basis van keywoorden in de vraag werd dan een antwoord voorgesteld. Ook kon je via keuzemenu’s naar het juiste antwoord navigeren. Kwam je er niet uit, dan werd je naar de ‘echte’ helpdesk geleid.
Resultaten
Dankzij de digitale kanalen konden héél veel inwoners, bezoekers en reizigers van adviserende en sturende informatie worden voorzien. De informatieberichten op sociale media hebben 1,4 miljoen unieke personen bereikt. Er is meer dan 11.000 keer geklikt op de links naar de bereikbaarheidskaarten. En Mell heeft 17.000 chatberichten afgehandeld, waarbij er slechts 800 chats hoefden te worden doorgeschakeld naar de helpdesk.
Dat zijn resultaten om trots op te zijn. Maar het echte succes was natuurlijk dat het na afloop van de Vuelta vooral ging over die lastige drempels voor de wielrenners – en niet over de wegafzettingen voor het verkeer.
____
De auteurs
Pieter Prins en Sven Thijsen werken vanuit Royal HaskoningDHV als adviseurs Smart mobility voor SmartwayZ.NL.
